راهنمای ایجاد پاورپوینت حرفه ای برای ارائه شرکتی

راهنمای ایجاد پاورپوینت حرفه ای برای ارائه شرکتی، کنفرانس تجاری، معرفی شرکت و گزارش عملکرد ماهانه و سالانه آن برای کارکنان و مدیران امری ضروری است. در زمان ساخت قالب پاورپوینت شرکتی و اداری باید آن را به صورتی تنظیم نمایید که متناسب با اصول سازمانی و به گونه‌ای رسمی باشد. از این رو باید از نظر فونت، تصاویر، نوع طراحی اسلایدها، استفاده از المان‌های گرافیکی و … نکاتی را رعایت کنید تا به خوبی محصول، خدمات و کسب و کار شما را نشان دهد. در ادامه به طور مفصل در مورد نکات و نحوه ساخت پاورپوینت سازمانی توضیح داده‌ایم.

ایجاد پاورپوینت حرفه ای برای ارائه شرکتی با چند کلیک!

اگر شما به دنبال ساخت پاورپوینت برای کنفرانس‌های سازمانی و شرکتی هستید، باید بعد از جمع آوری مهم و حیاتی، آن‌ها را خلاصه کرده و در اسلایدهای پاورپوینت قرار دهید. در ضمن برای تاثیرگذاری بیشتر مطالب، باید المان‌ها، اینفوگرافیک‌ها و تصاویر مرتبط را به آن اضافه نمایید. مسلما طی کردن این مسیر نیاز به مهارت، تخصص و زمان کافی دارد؛ اما بهترین و آسان‌ترین روش، دانلود قالب پاورپوینت شرکتی متناسب با موضوع و نوع ارائه است.

بیشتر تم پاورپوینت ها توسط طراحان متخصص ایجاد شده که بدون نیاز به صرف زمان زیادی، فقط باید محتوای خود را در جایگاه مناسب آن قرار دهید و در ضمن می‌توانید اسلایدها را با توجه به نیاز خود شخصی‌سازی نمایید. شما برای انتخاب بهترین قالب پاورپوینت اداری و سازمانی باید به نکات زیر توجه کنید:

به کار بردن رنگ‌های متضاد

روانشناسی رنگ‌ها ثابت کرده است که استفاده درست از رنگ‌های موجب تاثیرگذاری بیشتر و خوانایی بهتر محتوا می‌شود، از این رو در زمان طراحی قالب پاورپوینت شرکتی، رنگ متن و پس زمینه با کنتراست بالا را انتخاب کنید.

به حداقل رساندن محتوای هر اسلاید

در کل داشتن اسلایدهای پر از متن موجب روخوانی از روی آن شده و مخاطب به سخنرانی شما گوش نخواهد داد. به همین دلیل باید در هر اسلاید یک نکته کلیدی و مهم را قرار دهید.

داشتن طراحی ساده و جذاب

در زمان دانلود تم پاورپوینت سازمانی به دنبال طرح‌های بسیار پیچیده نباشید و تمپلیت‌های با طراحی ساده ولی جذاب و تاثیرگذار که دارای تصاویر و نمودارهای مفهومی بوده، بهترین انتخاب خواهد بود.

به حداقل رساندن استفاده از انیمیشن‌ها

درست است که شما با به کار بردن انیمیشن‌ها، جذابیت ارائه خود را بیشتر می‌کنید، ولی استفاده نامتعارف از آن موجب به هم خوردن تمرکز مخاطب از محتوای اصلی می‌شود.

ایجاد تعامل موثر با مخاطبان

از طریق روش‌های ارتباط چشمی، سوال پرسیدن، بیان ارائه به صورت داستان گونه و … مخاطب را با ارائه خود درگیر کنید و کنفرانس به یادماندنی بر جای بگذارید.

تمرین کردن

با توجه به این که کنفرانس‌های سازمانی و ادارای همچون: ارائه‌های گزارش عملکرد ماهانه، سالانه و … مدت زمان زیادی را نداشته، از این رو باید برای تسلط بیشتر به آن چندین بار تمرین کنید و آن را با توجه به مدت زمان ارائه خود تنظیم کنید.

به کار بردن فونت‌های خوانا و جذاب

باید نوع و سایز فونت‌ها به گونه‌ای باشد که هر شخص در هر گوشه از سالن بتواند متن اسلایدها را به راحتی بخواند. برای داشتن ارائه‌های فارسی باید از فونت‌های B Nazanin یا Bzar یا Vazir استفاده نمایید.

داشتن جمع‌بندی اصولی

در پایان ارائه حرفه‌ای شرکتی، برای یادآوری بهتر محتوای اسلایدها باید به صورت خلاصه‌وار نکات مهم و کلیدی را بیان کنید.

راهنمای ایجاد پاورپوینت حرفه ای برای ارائه شرکتی

حال با توجه به نکاتی که در بالا برای طراحی قالب پاورپوینت شرکتی بیان شد، شاید مایل به ساخت پاورپوینت تخصصی برای ارائه‌های خود باشید. مراحل ایجاد تم پاورپوینت اداری به قرار زیر است:

مرحله اول

ابتدا برنامه پاورپوینت را باز نمایید که با یک صفحه خالی روبرو می‌شوید، در صورت عدم صفحه خالی، باید روی اسلاید خالی بزنید. در این اسلاید دو باکس وجود داشته که کاربرد آن برای موارد زیر است:

click to add title: افزودن عنوان (در این بخش باید تیتر اصلی که قرار است در مورد آن ارائه دهید را یادداشت کنید. به عنوان مثال برای کنفرانس در مورد میزان فعالیت کارگران در طول یک ماه، باید عنوان اصلی را در این قسمت بنویسید.)

click to add subtitle: افزودن زیر عنوان، زیر تیتر یا تیتر فرعی.

مرحله دوم

سپس از سربرگ بالا در سمت چپ، گزینه File را انتخاب و گزینه New را کلیک نمایید.

مرحله سوم

در صورتی که قالب‌های آماده کار شما را راه می‌اندازد، گزینه sample templates را انتخاب کنید. تم‌های آماده با توجه به موضوع شما دارای پس زمینه و طراحی‌های ساده است. ولی در صورتی که به دنبال تمپلیت‌های تخصصی‌تری هستید، قالب پاورپوینت شرکتی حرفه‌ای وبسایت مینارو بهترین انتخاب خواهد بود. شما به آسانی با دانلود تم پاورپوینت سازمانی از مجموعه مینارو، فقط کافیست مطالب خود را در اسلایدهای آن بگذارید.

مرحله چهارم

حال بعد از ایجاد پاورپوینت حرفه ای برای ارائه شرکتی، برای اضافه کردن عنوان بر روی click to add title کلیک کنید و در صورت داشتن زیر عنوان، گزینه subtitle را نیز بزنید. بعد از انتخاب عنوان، بر روی New slide بزنید.

مرحله پنجم

سپس محتواهای خود از جمله تصاویر، متن، نمودار و … را در قسمت‌های معین از پاورپوینت قرار دهید و برای داشتن اسلایدهای بعدی، از کلیدهای میانبر ctrl+M استفاده نمایید. بعد از جایگذاری مطالب در اسلایدها، برای جذاب کردن آن از افکت (Transition) استفاده کنید. در کل اسلایدهای قالب پاورپوینت اداری، فقط یک یا دو نوع افکت به کار ببرید؛ در غیر این صورت کار شما غیرحرفه‌ای جلوه خواهد کرد. در آخر برای بازبینی کار خود و نمایش slideshow، دکمه‌های ترکیبی Alt+S به عنوان کلیدهای میانبر در پاورپوینت به شما کمک خواهند کرد.

مرحله ششم

در نهایت نوبت به ذخیره کردن پاورپوینت می‌رسد که باید از سربرگ File در بالا سمت چپ، گزینه save as را انتخاب کنید.

نکات طلایی برای ساخت پاورپوینت حرفه‌ای برای ارائه سازمانی

حال که شما با راهنمای ایجاد پاورپوینت حرفه ای برای ارائه شرکتی آشنا شدید، باید برای تهیه آن به نکات ریزی توجه کنید تا کار نهایی شما حرفه‌ای و تخصصی باشد. این نکته‌های مهم شامل موارد زیر است:

برای داشتن ارائه حرفه‌ای از خود باید از بهترین و متناسب‌ترین تم پاورپوینت شرکتی استفاده کنید. برای داشتن تنوع در متن‌های خود، فقط فونت‌های پیش فرض Tahoma , Arial , Calibri و Cambria را به کار نبرید و از بهترین فونت برای پاورپوینت استفاده نمایید.

شاید فکر کنید که قرار دادن صدای پس زمینه برای فایل پاورپوینت موجب جذاب‌تر شدن کار شما می‌شود ولی در واقع این عمل غیر حرفه‌ای بوده و موجب پر شدن حواس مخاطب خواهد شد.

در برخی از اوقات رسم شکل در پاورپوینت برای نشان دادن محتوای ارائه به صورت خودکار، کار جذابی خواهد بود. البته با توجه به این که در آخرین آپدیت نسخه پاورپوینت، سایه‌گذاری برای اشکال به حالت اتوماتیک اتفاق می‌افتد، در صورتی که نیازی به این حالت ندارید، آن را غیرفعال نمایید.

در صورت داشتن موضوعات پیچیده با اعداد زیادی، بهترین راه استفاده از نمودار و چارت است. در واقع با نمودار، جداول و چارت‌ها توانسته مفاهیم را بهتر منتقل کرده و آن‌ها را در ذهن مخاطب ماندگار کنید.

شاید برخی از کلمات یا تیترها دارای اهمیت زیادی باشند، از این رو آن‌ها در زمان ایجاد پاورپوینت حرفه ای برای ارائه شرکتی برجسته نمایید. حتما علائم نگارشی را در تمامی اسلایدهای خود به درستی به کار ببرید. شماره گذاری اسلایدها در پاورپوینت را فراموش نکنید. این کار باعث شده تا هر زمانی که نیاز به ارجاع به اسلاید مشخصی داشتید، بدون نگرانی به آن صفحه برگردید.

بهترین راه استفاده از یک سیستم ثابت برای ساخت تم پاورپوینت و ارائه آن است، در غیر این صورت قبل از ارائه برای جلوگیری از به هم ریختگی محتوای اسلایدها، اقدام به ثابت کردن فونت در پاورپوینت کنید.

تنظیم کردن فاصله بین خطوط در اسلایدها موجب جلوگیری از خسته شدن مخاطب می‌شود، از این رو به طور معمول در زمان ساخت قالب پاورپوینت شرکتی، فاصله خطوط را بین 1/5 الی 2 می‌گذارند.

مقدار تسلط شما به متن سخنرانی باید تا حدی بالا باشد که نیاز به خواندن آن از روی اسلایدها نداشته باشید. در واقع شما با داشتن ارتباط چشمی با حاضران، ارتباط موثرتری با آنان برقرار خواهید کرد.

با توجه به این که ویدیوپروژکتورهای موجود در سالن‌ها دارای دقت رنگی پایین‌تری در برابر سیستم‌های شما هستند، از این رو به خوبی کنتراست رنگی بین محتوا و پس زمینه را تنظیم نمایید تا مخاطبان در زمان نگاه کردن به اسلایدها به خوبی مطالب را بخوانند.

نتیجه‌گیری

با توجه به این که برخی از سازمان‌ها به دنبال ایجاد پاورپوینت تخصصی برای ارائه اداری و شرکتی با هدف معرفی خدمات یا محصول خود در کنفرانس‌های داخلی یا خارجی هستند، یا این که قصد داشته تا با طراحی پاورپوینت سازمانی و اداری در صفحه مجازی‌شان، تبلیغ کسب و کار خود را انجام دهند.

در هر صورت برای ساخت تم پاورپوینت شرکتی نیاز به رعایت نکات، مهارت و زمان کافی برای طراحی آن دارند. در صورت نداشتن تخصص و زمان کافی برای ساخت بهترین پاورپوینت سازمانی، به راحتی با دانلود قالب پاورپوینت شرکتی از مجموعه‌های واسط همچون: فروشگاه اینترنتی مینارو، می‌توانند اقدام به ایجاد پاورپوینت حرفه ای برای ارائه شرکتی کنند.